Engagement et politique de confidentialité

Chez Acclaim Gestion d’invalidité Inc., la protection des informations personnelles fait partie intégrante de nos services. Nous respectons vos droits à la vie privée et nous utiliserons, collecterons, divulguerons, conserverons et détruirons toute information de façon raisonnable et responsable. Tout le personnel d’Acclaim s’engage à maintenir des normes strictes de confidentialité telles qu’elles sont énoncées dans notre politique et notre pratique. Ces normes sont conformes à toutes les lois applicables.

Responsabilité

Acclaim est responsable de toutes les informations personnelles sous son contrôle et a désigné une équipe responsable de la confidentialité qui doit s’assurer qu’Acclaim respecte les principes et les lois sur la vie privée. La chef de la protection de la vie privée d’Acclaim est Dawn Yearwood, Vice-présidente, solutions intégrées et conformité.

. L’équipe responsable de la confidentialité est composée d’individus basés en Ontario du Sud, en Ontario du Nord, dans l’Est canadien et dans l’Ouest canadien.

Les informations que nous collectons

En fonction des raisons qui motivent votre relation professionnelle avec nous, nous pourrons collecter les informations suivantes sans toutefois s’y limiter :

• Coordonnées : nom, adresse postale, numéro de téléphone, adresse de courriel
• Date de naissance
• Sexe
• État matrimonial
• Origine ethnique/culturelle/raciale
• Langue/besoin d’un interprète
• Date de la blessure/la maladie/l’accident
• Numéro de sécurité sociale/informations bancaires
• Antécédents médicaux et renseignements sur la santé actuelle : pronostic, diagnostic, traitement
• Antécédents/performance/assiduité professionnels
• Revenus
• Intention de changer de travail
• Éducation/formation/historique professionnel et non professionnel/statut actuel
• Numéro d’employé
• Numéro de demande/informations sur l’assurance
• Coordonnées du conseiller juridique

Précision des fins de la collecte

Pour tout service Acclaim obtenu/reçu, nous préciserons les raisons pour lesquelles des informations personnelles doivent être collectées.

En général, nous collectons et utilisons des informations personnelles pour :

• Aider le consultant en gestion d’invalidité à évaluer l’état actuel, les besoins afin qu’il puisse faire des recommandations aux services de réadaptation et d’accès au traitement; et pour faciliter le retour au travail et à la vie quotidienne de l’employé.
• Développer les meilleurs traitements et programmes de réadaptation.
• Déterminer l’admissibilité aux prestations, pour le compte de l’employeur ou du fournisseur de prestations.
• Administrer correctement les produits et services que nous proposons, y compris l’évaluation de la demande.
• Payer les indemnités de remplacement de revenu pour le compte de l’employeur ou du fournisseur de prestations.

Consentement

Nous devrons obtenir un consentement informé avant de collecter, utiliser ou divulguer des informations personnelles. Dès le consentement reçu, nous préciserons chacune des fins de collecte, d’utilisation et de divulgation. Si d’autres fins de collecte, d’utilisation ou de divulgation s’ajoutent après le consentement initial, ces fins seront précisées afin d’obtenir un nouveau consentement. À tout moment, les individus peuvent refuser ou révoquer leur consentement par écrit. Si le consentement est révoqué, cela pourra limiter les services ou produits que nous sommes en mesure de proposer. Dans certaines circonstances, des exigences légales peuvent empêcher le client de révoquer son consentement.

Collecte limitée

La collecte d’informations personnelles doit se limiter aux informations strictement nécessaires aux fins précisées par Acclaim au moment de la collecte. Seules des méthodes justes et légales doivent être utilisées pour collecter les informations personnelles.

Utilisation, divulgation et conservation limitées

La collecte d’informations personnelles doit se limiter aux informations strictement nécessaires aux fins précisées par Acclaim au moment de la collecte. Seules des méthodes justes et légales doivent être utilisées pour collecter les informations personnelles.

Nous n’utilisons vos informations personnelles qu’à des fins précisées et consenties au moment de la collecte. Ces fins sont en lien direct et raisonnable avec les services pour lesquels nous avons été sollicités. Nous ne partageons aucune information personnelle ni aucune coordonnée avec d’autres parties à des fins de marketing.

Nous ne divulguons aucune information personnelle sans consentement informé préalable ni sans connaissance du bénéficiaire de l’information et des raisons de cette divulgation. Nous limitons la divulgation des informations personnelles aux parties autorisées et à des fins raisonnablement nécessaires pour fournir les services pour lesquels nous avons été sollicités. Lorsque nous divulguons des informations personnelles à d’autres parties conformément à votre consentement, nous prenons les mesures raisonnables pour s’assurer que toutes les parties sont informées de notre politique de confidentialité, de leurs droits contractuels et de leurs obligations légales.

Comme précisé ci-dessus, Acclaim ne divulguera aucune information personnelle sans consentement informé, à l’exception des circonstances inhabituelles suivantes :

• Quand les individus représentent un danger pour eux-mêmes (par ex., menacent de se suicider) ou pour autrui (par ex., menacent de blesser quelqu’un d’autre).
• En cas de suspicion de maltraitance/négligence à l’égard d’un enfant.
• Quand le travail du client est considéré comme critique pour la sécurité et que le client en question, s’il est maintenu à ce poste, pose un risque pour lui-même ou pour autrui.
• Les informations personnelles seront conservées aussi longtemps que nécessaire pour remplir les fonctions pour lesquelles elles ont été collectées, sauf si la loi exige de conserver ces informations plus longtemps. Les informations personnelles seront conservées et/ou détruites en accord avec les politiques d’Acclaim et les lois applicables.

Exactitude

Nous acceptons la responsabilité de conserver toutes les informations personnelles aussi exactes et actuelles que possible pour les besoins de collecte, d’utilisation et de divulgation mentionnés ci-dessus. L’exactitude des informations conservées est cruciale pour nous permettre de fournir les services appropriés et de faire les interventions nécessaires. Nous nous plierons à toute demande pour préciser ou actualiser des informations personnelles pour les besoins de collecte, d’utilisation et de divulgation mentionnés ci-dessus.

Protection des informations personnelles

Lorsque nous sommes en possession d’informations sous quelque forme que ce soit, nous veillons à protéger raisonnablement toutes vos informations personnelles en fonction de leur sensibilité. Les informations personnelles sont conservées en toute confidentialité et seuls le personnel d’Acclaim et les agents ou consultants retenus par Acclaim peuvent y avoir accès. Toutes les informations personnelles sont protégées par un accès restreint aux personnes autorisées et conservées de façon sécurisée le temps nécessaire. Lorsqu’elles deviennent inutiles, toutes les informations personnelles sont détruites de façon sécurisée et adaptée au format des données.

En bref, cela signifie que les informations personnelles sont protégées :

• Physiquement, en créant des mesures de sécurité et des barrières physiques
• Au niveau de l’organisation, grâce à nos politiques, procédures et niveaux d’accès
• Technologiquement, par le biais de mots de passe, d’encodage, de pare-feu et d’anti-virus

Tout notre personnel est formé à notre code de conduite et à notre engagement et politique de confidentialité et est informé de ses obligations en vertu de toutes les lois applicables. En cas de violation de notre code de conduite et/ou des lois applicables, tous nos employés peuvent faire l’objet de mesures disciplinaires et/ou de licenciement.

Dans toutes les situations où le service offert nécessite le transfert d’informations personnelles à une tierce partie, nous sommes particulièrement vigilants afin que toutes les parties a) connaissent notre engagement et politique de confidentialité et b) soient conscientes de leurs obligations en vertu des lois applicables.

Transparence

Le personnel d’Acclaim rendra disponibles à ses clients certaines informations spécifiques sur nos politiques et procédures en lien avec la gestion de leurs informations personnelles. Nous nous engageons à rendre ces politiques accessibles en personne, par écrit, par téléphone, dans nos documents d’entreprise et sur notre site Web.

Accès individuel

Les clients ont le droit d’accéder et de vérifier les informations personnelles les concernant contenues dans nos dossiers et de demander la correction de toute donnée erronée, le cas échéant. Nous nous plierons à toute demande d’accès aux informations personnelles à des fins de vérification de l’exactitude des données. Ces demandes doivent être faites par écrit. Pour obtenir un « Formulaire de demande d’accès aux informations personnelles », veuillez contacter notre chef d’équipe/responsable de la protection de la vie privée. L’accès sera accordé dans les 30 jours suivant la réception de ce formulaire signé. Si nous avons besoin d’un délai supplémentaire en raison de la nature de la demande, vous en serez informé par écrit.

Dans les situations où la loi nous interdit de donner au client l’accès à ses informations personnelles, nous informerons le client des raisons qui expliquent ce refus, en vertu de restrictions légales.

Modifications de la politique de confidentialité

Si nous devons modifier notre politique de confidentialité à l’avenir, nous publierons ces modifications sur notre site Web dès qu’elles prendront effet. À tout moment, les clients ont le droit de savoir quelles informations nous collectons et comment elles sont utilisées, divulguées et conservées. Toute modification de cette politique de confidentialité prendra effet à la date où la modification est publiée sur notre site Web.

Demandes et inquiétudes

Toute partie qui interagit avec Acclaim a le droit de remettre en question nos efforts de conformité et nos politiques en lien avec la protection de ses informations personnelles. Un formulaire de grief/demande en lien avec la confidentialité est disponible en contactant notre chef de la protection de la vie privée à privacy@acclaimability.com. Acclaim a l’obligation d’examiner toutes les plaintes. Si une plainte est considérée comme justifiée, nous prendrons les mesures appropriées, y compris, si nécessaire, en modifiant nous politiques et pratiques.